A relevância de uma nota devolutiva corretamente elaborada

Ao elaborar uma nota de exigência e devolução, o registrador deve ater-se aos seguintes aspectos:

1. esgotar o elenco de todos os itens que deverão ser adequados no título, a fim de viabilizar a sua qualificação positiva (registro/averbação). Não se pode realizar exigências em parcelas, aos poucos, ora solicitando uma coisa, ora outra. A qualificação deve ser completa.

2. o texto da nota devolutiva deve ser claro, bem esclarecedor, acompanhado de fundamentação legal ou normativa. Tudo deve ser bem explicado. Valorizar o texto inteligível, objetivo e preciso, sem exageros.

3. novas exigências poderão ser realizadas, desde que haja alteração do título ou juntada de novos documentos, antes não apresentados.

Veja o trecho da decisão abaixo!

***Pedido de Providências 1086211-23.2017.8.26.0100, de 11/12/2017, 1VRP/SP: ''A primeira nota apresentada (fls. 495/496) bem colocou acerca da necessidade do voto de 2/3 dos proprietários, bem como as exigências relativas a proprietários casados e de pessoas jurídicas. Contudo, com a reapresentação do título em 16/12/16, a parte requerente entendeu que teria cumprido as exigências. Assim, a mera repetição das exigências anteriores, como feito na nota devolutiva de fls. 497/498, não era suficiente para esclarecer ao apresentante as razões de recusa da averbação. Veja-se que o Oficial apenas esclareceu em detalhes as razões da recusa no presente procedimento. As exigências relativas ao reconhecimento de firma, à necessidade de que os atuais proprietários fossem signatários do instrumento e à necessidade de procuração com poderes específicos só foram feitas em juízo, não podendo ser inferidas da nota devolutiva. É dever do Oficial realizar a qualificação completa do título na sua primeira apresentação, só sendo cabível apresentar novas exigências caso o óbice não pudesse ser constatado anteriormente.

Neste sentido o Capítulo XX das Normas de Serviço da Corregedoria Geral de Justiça: “40. É dever do Registrador proceder ao exame exaustivo do título apresentado. Havendo exigências de qualquer ordem, deverão ser formuladas de uma só vez, por escrito, de forma clara e objetiva, em formato eletrônico ou papel timbrado do cartório, com identificação e assinatura do preposto responsável, para que o interessado possa satisfazê-las ou requerer a suscitação de dúvida ou procedimento administrativo. 40.1. A nota de exigência deve conter a exposição das razões e dos fundamentos em que o Registrador se apoiou para qualificação negativa do título, vedadas justificativas de devolução com expressões genéricas, tais como “para os devidos fins”, “para fins de direito” e outras congêneres. 40.2. Ressalva-se a emissão de segunda nota de exigência, exclusivamente, na hipótese de, cumpridas as exigências primitivamente formuladas, surgirem elementos que não constavam do título anteriormente qualificado ou em razão do cumprimento parcial das exigências formuladas anteriormente.”

Portanto, a conduta do Oficial não observou a exigência acima prevista, já que a nota devolutiva não foi clara e objetiva acerca das razões da recusa, que necessitaram ser complementadas neste procedimento. A alegação do Oficial, de que a parte não poderia alegar desconhecimento da legislação relativa ao registro, não pode ser acatada, uma vez que as NSCGJ expressamente preveem o dever de análise completa com os devidos esclarecimentos, devendo o Oficial zelar por sua observância.

Em outras palavras, apesar de os óbices apresentados estarem corretos, a nota devolutiva não se apresentou formalmente em ordem. O dever de fundamentação está claramente exposto nas Normas de Serviço. Por óbvio, não se pode exigir que a nota devolutiva contenha ampla discussão teórica e legal das razões da recusa de registro. Ainda assim, deve ser dada justificativa para que o apresentante entenda o fundamento da recusa do título, sendo que, no presente caso, tal justificativa foi defeituosa. Assim, entendo que o Oficial deixou de observar o disposto no item 40.1 das NSCGJ. Por outro lado, trata-se de erro pontual, pois não há histórico de qualquer outra reclamação quanto as demais notas devolutivas apresentadas por ele, além de se tratar de falta de baixa gravidade, já que no presente procedimento foi possível o esclarecimento da questão e foi demonstrado que o Oficial estava correto ao negar a averbação do título.

Destarte, não há que ser tomada qualquer medida disciplinar, devendo apenas o Oficial atentar-se para que, em suas notas devolutivas, haja um melhor esclarecimento das razões da recusa, em especial quando o título for reapresentado e a parte entender estarem cumpridas as exigências''.